Absorber les changements
Le site dans le temps
En principe la création et la gestion d'un site est un projet à long terme. Long terme qui peut, et va, dépasser la durée d'activité du webmaster.
Nous sommes ici devant une question: Comment gérer ce passage de témoin?
Il est peut-être le moment de reprendre la question depuis le début et de partir sur de nouvelles bases. C'est peut-être l'occasion de renouveler le projet en profitant de l'expérience passée.
C'est une question a 2 niveaux:
Au niveau des personnes
La gestion par une entreprise extérieure.
C'est le cas le plus simple. L'établissement a des contacts avec le fournisseur. Il exprime ses demandes, fournit les infos et données de base. En principe le fournisseur est 'pérenne'. En tout cas c'est à lui de gérer le problème.
Gestion interne à l'établissement en groupe.
Elle est partagée entre plusieurs webmestres de l'établissement: Un par établissement ou service dans notre exemple. Le passage vers de nouveaux collaborateurs peut s'organiser dans le temps. En attendant, le travail peut être accompli par un webmaster d'un autre service.
Cette solution donne un peu de temps pour l'organisation et la formation de nouveaux organisateurs.
Son inconvénient est qu'elle fige le système. Le logiciel doit rester le même. L'organisation des webmasters doit être sur le même modèle. La dynamique peut s'en ressentir et freiner les nouvelles idées.
Gestion interne à l'établissement par une personne
Laisser au webmaster solitaire ;-) tout loisir de s'organiser est une solution simple. C'est la plus rapide, la plus réactive, la plus efficace, la moins "chère".
L'expérience montre que c'est une solution fragile. Toute absence (programmée ou non) du webmaster provoque un arrêt de l'activité. On s'aperçoit à ce moment que toute reprise est difficile. Les données et les documents sont à reprendre et reformater.
Mais c'est aussi le moment propice de proposer au nouveau webmaster d'utiliser de nouveaux logiciels, de nouvelles idées. Seul interlocuteur de la question il s'adaptera aisément. Et l'épisode sera vite oublié...
Au niveau du matériel
Si l'établissement a investi dans l'achat de logiciel (au moins un par établissement ou service). Si les webmasters de l'institution se sont formés à ce logiciel. Cela implique que la nouvelle configuration et organisation de gestion utilise ce logiciel.
L'arrivée d'un nouveau gestionnaire pourrait remettre en cause cet investissement. Il faut considérer alors que l'on a là l'occasion de repartir sur des solutions plus performantes. Reste la question de l'adaptation des co-gestionnaires aux nouvelles méthodes et techniques.
Quelle solution ?
Hélas, "Nobody is perfect" !!!
En général c'est dans l'urgence qu'il faut trouver des solutions. Il est toujours préférable d'avoir un peu réfléchi à la question auparavant. Mais on s'apercevra que l'on est pratiquement jamais dans le cas de figure prévu !!!
On cherche la solution qui bouleversera le moins les routines établies, les implications individuelles, ou on se lance dans une nouvelle aventure. Dans tout les cas cet événement demandera un peu de temps pour le résoudre.
On peut aussi reconsidérer la question.
Le site n'est plus un système mouvant qui demande un gros investissement humain et technique pour un rendement faible. On peut alors établir un site-document fixe, revu une fois par an par une entreprise extérieure.
Donc:
Si la priorité est donnée aux mises à jour fréquentes, à l'animation des sites, a une certaine dynamique, alors il faut privilégier la gestion en groupe c'est à dire un accès par établissement ou service.
Si la priorité est un investissement humain et matériel modéré, une stabilité de l'image, des mises à jour espacées (1/trimestre par ex.), un interlocuteur bien repéré et défini, alors il faut choisir entre un seul webmaster interne ou un fournisseur extérieur.
note: Heureusement, la question n'impacte pas (ou peu) la gestion du service de mailing. La fonction de postmaster est tout à fait gérable par le 'Siège' ou l'administration centrale en dehors des sites.