S'organiser pour créer

Gestion des données

C'est une partie rébarbative mais très importante. Encore plus importante quand il y a plusieurs personnes qui participent à l'élaboration et au suivi du site. On aura prévu de fréquentes sauvegardes sur des supports variés mais aussi dans un dossier du site. Chez l'hébergeur les webmasters pourront extraire et déposer les données par FileZilla.

La question des bases de données
On classera les données en trois catégories: actives, inactives, complémentaires.

Les données actives

Les données actives sont celles qui apparaissent à l'utilisateur. Pour une bonne gestion de ces données, il faut imaginer le site comme une succession de boîtes gigognes.

Site contient=====> Rubrique
Rubrique contient=====> Sous-Rubrique.

Sur le même modèle les données seront archivées dans des dossiers et sous-dossiers correspondant aux rubriques. La navigation dans les archives est ainsi facilitée pour tous les participants à le création et aux mises à jour du site.

Exemple:
Affichage:
Menu ===>
Liens ===>
Administrations ===>
Sécurité Sociale ===> (affichage)
Archivage:
Dossier "Liens"
Sous-dossier "Administrations"
Sous-Sous-dossier "Sécurité Sociale"
Données: Texte (TXT)
Logo Sécu (JPG)
Adresse site Sécu (http)
Formulaire (PDF)
Tableau (Excel)
Script HTML ou PHP

Les données inactives

Ce sont les données inutilisées au moment présent. Elles sont archivées par types, puis par date.

Elles constitueront un ensemble d'archives facilement gérables et dispensent de conserver les versions successives du site entier.

Les données complémentaires

Celles-ci n'apparaissent pas directement sur le site: Courrier, factures, projets, recherches...

C'est à cet endroit que l'on conservera les données sensibles: codes d'accès , noms des abonnés, informations communiquées par l'hébergeur, ...

Il n'est pas inutile d'avoir un journal du suivi de la vie du site. Un document ou l'on note les réunions au jour le jour. Prise de notes sur le portable dédié au site le jour de la réunion!

Les archives

En ce qui concerne l'archivage des documents internet est un colosse aux pieds d'argile.
Régulièrement, le site et ses sous-domaines doivent être copiés avec toutes leurs données sur des support physiques :DVD, clés USB en au moins deux exemplaires.
Ces exemplaires sont archivés dans des lieux différents (surtout les documents 'magnétiques').
Il est parfois possible d'archiver chez votre fournisseur. Voir également l'usage du système 'cloud'.
Quand cela est possible, il est intéressant d'en faire une copie papier.

L'archivage permet en outre un suivi 'historique' du site. La référence aux versions précédentes donne une bonne vue de l'évolution du site.

Les Bases de Données

Ce que l'on appelle ici les "Bases de Données" sont celles du langage courant.
Des langages et des programmes spécifiques sont créés pour la gestion de ces bases de données (SGDB : Système de Gestion de Base de Données).

En principe le genre de site dont on parle ici n'est pas destiné à gérer des bases de données. Les listes et tableaux sont souvent suffisants pour ce genre de site. Un fichier d'adresse, des calendriers sont des données qui ne justifient pas des programmes puissants.

Des routines en HTML ou PHP adressent les requêtes MySQL assez facilement. Mais nous sortons de l'objet de notre réflexion, à savoir: la mise à jour par le plus grand nombre. On est ici au limite de l'exercice. Un minimum d'expérience, de compétence est demandé dès qu'il faudra mettre en place cette gestion de données.

Documentation