Faire vivre le Site

Calendrier du projet

Après avoir désigné le ou les référents du projet il faut prévoir dans quelle plage de temps le ou les créateurs oeuvreront (date de début, fréquence, date de fin estimée).

Il faut dissocier la gestion des mails de la création des sites. Le mieux est d'attribuer cette fonction de postmaster à une personne différente. Cette gestion est très simple et demande très peu de temps.

On établira un calendrier des rendez-vous pour faire le point de l'avancement des travaux et des besoins. Ces rendez-vous peuvent n'être qu'un échange de courrier (mail!) autour d'une date.

Cette organisation se met en place au fur et à mesure de l'avancement de la création. Elle est contraignante mais utile. Un peu lourdes au début, les mises à jour demandent moins d'énergie.

Avertissement à publier

Nous vous engageons à publier le texte suivant ou équivalent:

Identité du domaine

Informations à indiquer obligatoirement.

<< Ce site et son nom sont la propriété de "institution"
représentée par 'nom' (adresse, téléphone, mail).
Ce site est "Date de création". "Date de dernière mise à jour".
L'hébergeur est "nom">>

Informations privées, publiques

Pour la partie 'publique' du site:

Le secret médical s'applique à la diffusion. Par exemple les noms des patients ne sont pas communiqués. Il est fait en sorte qu'on ne puisse déduire des informations l'identité des patients et leur pathologie.

La question de l'image fixe ou vidéo.

Pour donner 'vie' au site il est intéressant de montrer des 'images'. Dans le cadre du respect de la vie privée, il est demandé une autorisation de publication écrite aux familles des patients, aux patients majeurs, éventuellement au personnel (membres de l'équipe).

De son côté, l'institution s'engage à contrôler la nature positive de ces images. Les images sont retirées sur demande sans justification.

Pour la partie 'privée' du site (avec mot de passe et/ou cryptée):

Le mot de passe d'entrée sur le site est changé régulièrement. Une seule personne le donne sur demande identifiée (la direction ou le webmaster par exemple). La publication n'est pas retenue. On pourra avoir les dossiers complets des patients, du personnel, ... Il s'agit de la partie 'de travail' du site. Chaque dossier est crypté avec une clé propre.

La question de l'image se pose aussi dans cette section. Dans cette zone protégée, l'image éventuelle d'un patient rentre dans le cadre de son dossier médical ou d'un document de recherche ou d'étude. Dans le cadre de la loi, elle est accessible aux usagers. Cependant elle reste la propriété de l'Institution dans ses documents privés. S'il était envisagé de publier ce document, l'information serait alors communiquée au patient ou ses ayant droits.

Mises à jour

Etonnement, la relecture complète et périodique (1 fois par mois par exemple) fait découvrir des erreurs, des fautes d'orthographe, des bugs. Tout ceci semble être de génération spontanée ! Ceci dit, il y a toujours quelque chose à faire... Par exemple le contrôle des liens vers des adresses internet ou vers des adresses de courrier. Certains articles deviennent obsolètes et doivent passer dans la section archives. Cette dernière doit rester d'une taille raisonnable.

Les mises à jour doivent être régulières. Elles ne sont pas seulement techniques (il y a toujours des erreurs à corriger). Elles doivent répondre aux besoins des utilisateurs (patients mais aussi équipe). Faire le point une fois par an avec la CRU comme avec l'équipe est très productif.

De temps en temps une révision 'graphique' réveille l'intérêt des utilisateurs.
Il est intéressant d'avoir la possibilité d'activer le flux RSS, d'avoir les adresses des utilisateurs pour les avertir des mises à jour. Créer des listes de diffusion selon les groupes concernés.

Si le site est statique pour éviter des mises à jour laborieuses. On a la solution de la "Newsletter". C'est une page à parution régulière (trimestrielle par exemple). N'étant qu'un sous-domaine du site, c'est un élément qui anime le site sans risque ni trop d'investissement.

Interactivité opérationnelle / Rubrique de commentaires

Cette partie peut enrichir le site comme l'institution. On peut ouvrir une section 'Questions - Réponses' (avec ou sans mot de passe). Un dialogue sur des sujets institutionnels peut s'amorcer.

L'accès étant sur la partie 'publique' du site les questions sont d'ordre général, d'organisation ou d'usage. il faut amener les demandes d'ordre privées vers les membres de l'équipe.

Site Statique ou Dynamique

Le choix du mode de fonctionnement est essentiel. Il dépendra surtout de l'investissement 'humain' que l'institution peut mobiliser.

L'animation d'un site aux mises à jour fréquentes par la publication des "événements" de l'institution est attirante mais elle demande beaucoup de temps. Cependant une "Vitrine" bien faite avec les fondamentaux institutionnels affirme la présence de l'Institution su r le NET.